Cómo convertirse en el mejor organizador del mundo mundial de una escapada rural. Parte 2
Tiempo de lectura: 10 minutos
¡Bienvenido a la segunda parte de nuestro post sobre cómo convertirse en el mejor organizador del mundo mundial de una escapada rural! En esta emocionante continuación, hablaremos de estrategias adicionales que le ayudarán a destacar y llevar sus habilidades organizativas al siguiente nivel. Desde sorprender a todo el grupo hasta garantizar un comportamiento excepcional y programar futuras escapadas, le esperan consejos prácticos y emocionantes ideas. ¡Siga leyendo y descubra cómo llevar su escapada rural a nuevas alturas de excelencia!
"El mérito es para el hombre que estuvo realmente en el escenario. El que se esfuerza valientemente, el que sabe de los grandes entusiasmos, de las grandes devociones, y se dedica a causas dignas. El que, como mucho, conoce el triunfo de los grandes éxitos y el que, en el peor de los casos, si fracasa, fracasa mientras se esfuerza para que su lugar no esté nunca con esas frías y tímidas almas que no conocen ni la victoria ni la derrota." Theodore Roosevelt
En este post
Sea un líder sin ser un dictador
Cuando se trata de organizar una escapada rural, es fundamental asumir un rol de liderazgo para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Sin embargo, es importante recordar que liderar no significa ser un dictador, en ésta segunda parte compartiremos algunas estrategias clave para ser un líder inspirador y efectivo:
Fomente la comunicación abierta
Establezca un ambiente donde todos los miembros del grupo se sientan cómodos compartiendo sus ideas, inquietudes y sugerencias, aproveche para tomar nota acerca de lo que le gustaría al resto del grupo, de esta forma podrá preparar algo especial y único para la escapada. Anime a la participación activa y promueve la escucha atenta de todas las voces.
Promueva el trabajo en equipo
Anime a los miembros del grupo a trabajar juntos, compartiendo ideas y apoyándose mutuamente. El trabajo en equipo fortalecerá los lazos y aumentará la calidad y eficiencia de la organización de la escapada.
Sea un ejemplo a seguir
Como líder, sus acciones hablan más fuerte que sus palabras. Sea un modelo de comportamiento positivo y ético. Muestre respeto, empatía y profesionalismo en todas sus interacciones de tal forma que inspire a las demás personas a través de su propio compromiso, entusiasmo y dedicación.
Facilite la resolución de conflictos
Los desacuerdos pueden surgir durante la organización de una escapada. Como líder, es fundamental tener habilidades para facilitar la resolución de este tipo conflictos de manera constructiva y equitativa como el diálogo abierto, buscar puntos en común y promover soluciones que beneficien a todos los involucrados.
Reconozca y celebre los logros
A medida que avanza la organización de la escapada, asegúrese de reconocer y celebrar los logros individuales y colectivos. Muestre su aprecio y gratitud por el esfuerzo y la contribución de cada miembro del grupo.
¡Póngase manos a la obra!
Una vez que tengan todo el tema de selección de alojamiento y actividades organizado, es hora de abordar la planificación de "la vida durante la estancia" y comenzar a planificar la llegada.
Abra un canal de comunicación
Asegúrese de establecer un canal de comunicación abierto para todo el grupo. Puede crear un grupo en WhatsApp o utilizar cualquier otra aplicación de mensajería si no lo ha hecho ya, pero cersiórese de que todos los miembros reciban las notificaciones y participen en las conversaciones. De esta manera, usted podrá tener la certeza de que todos están al tanto de la información que ha compartido en este canal de comunicación.
Cumpla con los procesos de registro
Dependiendo de las reglas establecidas por el alojamiento, es probable que sea necesario realizar el registro de todos los huéspedes antes de su llegada. Solicite a su grupo que le proporcione esta información para completar el proceso lo antes posible y así evitar preocupaciones adicionales.
Coordine la llegada de manera eficiente y sin contratiempos
Antes del viaje, estudie la ruta de llegada y calcule el tiempo necesario para llegar al alojamiento a la hora establecida. Tenga en cuenta posibles contratiempos como el tráfico o las condiciones climáticas y planifique en consecuencia.
Organice a su grupo de acuerdo a las circunstancias, considere los horarios de trabajo o actividades de su grupo, establezca un punto de salida y una hora determinada donde todos deberán reunirse para viajar en el menor número de coches posible, asigne conductores y acompañantes -sabemos perfectamente que dentro de los grupos hay probablemente un par que es mejor mantenerlos "de lejitos" para evitar un conflicto-, al haber estudiado la ruta de llegada sea el primero en partir y haga que su grupo lo siga para indicar el camino correcto. Utilice métodos de comunicación, como walkie-talkies o aplicaciones de navegación compartida para mantenerse en contacto durante el trayecto.
Llegue primero al alojamiento. En muchos casos, es necesario que el titular de la reserva esté presente durante el check-in ya que le serán proporcionadas instrucciones específicas sobre el funcionamiento de la casa o posibles particularidades, esto es importante para que las transmita a su grupo de forma oportuna y correcta.
Organice la Compra
Dependiendo de su plan organice al grupo de tal forma que cada integrante lleve algunas cosas o bien, designe a 1 o 2 responsables para que se encarguen de hacer la compra, preferiblemente en el destino de su viaje -recuerde nuestro post "La España vaciada no se resuelve sola"- .
Sea específico al indicar cantidades, variedades y posibles alternativas en caso de no encontrar los productos solicitados. Esto ayudará a evitar confusiones y garantizará que tengan todo lo necesario para su estancia.
Garantizar un comportamiento excepcional del grupo
Hemos hablado de cómo ser un buen líder pero aún no hemos explicado por qué esto es crucial, ésta es la parte en la que tenemos que garantizar que nuestro grupo tenga un comportamiento excepcional y si ha sabido cómo ser un líder, su actitud y acciones influirán en el comportamiento de los demás, por lo tanto es fundamental dar el ejemplo.
Después de investigar e interiorizar las reglas de su alojamiento, transmítalas a su grupo de tal forma que no haya ninguna duda del lugar al que irán, esto ayudará a evitar cualquier confusión y servirá como medio de prevención para aquellos que puedan tener otros planes en mente, estas son algunas sugerencias que le ayudarán a garantizar un comportamiento excepcional de su grupo:
Construya una alianza estratégica con su anfitrión
Desde el principio sea el punto de contacto principal entre su grupo y el anfitri@n. Evite que otros miembros del grupo interactúen con ellos, en muchos casos múltiples interacciones generan confusión respecto a lo que se necesita o se requiere, al mismo tiempo muestre consideración hacia sus anfitriones al evitar abrumarlos con numerosas peticiones o consultas sobre el alojamiento, hágase responsable de la comunicación y transmita tranquilidad y confianza mostrando que está asumiendo la responsabilidad.
Asigne responsabilidades para mantener el control durante la estancia
Para garantizar una estancia organizada y controlada, asignar tareas y roles específicos es de suma importancia. Aquí le proporcionamos algunas ideas sobre las responsabilidades que se pueden asignar:
Designe un encargado de cocina: Alguien dentro del grupo con la responsabilidad de preparar las comidas durante la estancia. Esta persona puede encargarse de planificar los menús, hacer las compras necesarias, cocinar las comidas y asegurarse de que todos estén bien alimentados.
Organice un equipo de limpieza: Establezca un equipo encargado de recoger y lavar los platos después de cada comida. Podrían rotar esta responsabilidad entre los miembros del grupo para que todos contribuyan de manera equitativa. Esto ayudará a mantener la limpieza y el orden en el alojamiento.
Asigne un responsable de la gestión de la basura: Se encargará de la clasificación y eliminación adecuada de la basura. También puede asegurarse de que se separen los residuos correctamente y que se lleven a los lugares designados según las reglas del alojamiento.
Coordinador de actividades: Esta persona puede ser responsable de planificar y organizar las actividades durante la estancia, asegurándose de que todos estén informados sobre los horarios, lugares y requisitos específicos para cada actividad.
Otros roles y responsabilidades: Además de los roles mencionados anteriormente, identifique otras tareas y responsabilidades que sean relevantes para su escapada rural. Esto puede incluir asignar a alguien la tarea de mantener el área común ordenada, encargarse del cuidado de las mascotas o asegurarse de que todos tengan sus pertenencias en orden.
Cómo sorprender a todo el grupo
Cuando se organiza una escapada en grupo, sorprender a todos los participantes puede añadir un toque especial y crear recuerdos duraderos. Le presentamos tres formas de sorprender gratamente a todo el grupo durante una escapada.
Amenidades Gratuitas
Una manera efectiva de sorprender a todo el grupo es proporcionando amenidades gratuitas. Estas pueden incluir servicios o comodidades adicionales que mejoren la experiencia de la escapada. Por ejemplo, algunos alojamientos cuentan con juegos para grupos como porterías y redes para jugar futbol, volleybol, mesas de ping pong, consolas de videojuegos, etcétera simplemente basta con solicitarlos antes de su llegada y así ¡recibir a su grupo con tremenda sorpresa!. Estas amenidades adicionales mostrarán su atención al detalle y harán que la experiencia sea aún más especial para todos ya que los habrá considerado para su elección.
Regalos personalizados
Otra forma de sorprender a todo el grupo es mediante regalos personalizados. Estos pueden ser pequeños gestos que demuestren su aprecio y consideración. Por ejemplo, podría preparar una bolsa de bienvenida para cada participante con elementos útiles para la escapada, como una botella de agua reutilizable, un mapa de la zona y algunos bocadillos locales. También podría personalizar los regalos según los intereses individuales de cada persona. Esta atención personalizada hará que cada participante se sienta especial y valorado.
Sorpresas gastronómicas
La comida siempre es una parte destacada de cualquier escapada. Sorprender al grupo con experiencias gastronómicas inesperadas puede marcar la diferencia. Por ejemplo, podría organizar una cena temática sorpresa en un lugar especial o al aire libre, contratar a un cociner@ local para una clase de cocina interactiva, o incluso organizar una degustación de productos locales. Estas sorpresas gastronómicas no solo satisfarán los paladares, sino que también crearán momentos de deleite y camaradería para todo el grupo.
Check, check, check al finalizar su estancia
Cuando se acerque el final de su estancia, es necesario realizar algunas verificaciones para garantizar de que el alojamiento será entregado en las mismas condiciones en las que fué recibido.
Cumpla los requerimientos del check out
Si el alojamiento le ha solicitado que cumpla con ciertos requisitos para el check-out, asegúrese de comunicarlos a su grupo y garantizar que se cumplan. Por ejemplo, si se les pide dejar las camas sin hacer y las toallas en las bañeras, realice una inspección final para asegurarse de que todos los integrantes del grupo hayan cumplido con estas solicitudes.
Realice una inspección final
Esto asegurará que no haya objetos olvidados en las habitaciones o áreas comunes de la casa.
Deje todo limpio y ordenado
Aunque el estándar de limpieza puede variar según las preferencias personales, siempre es apreciado dejar el alojamiento en condiciones limpias y ordenadas. Asegúrese de que la casa esté en un estado razonablemente limpio y ordenado, evitando dejar platos sucios en el fregadero o artículos de cocina en las habitaciones, por ejemplo.
Comunique los accidentes o daños
Si ha ocurrido un pequeño accidente y ha roto algún vaso, plato, copa, u otro artículo, informe a su anfitrión al finalizar la estancia. En la mayoría de los casos, los anfitriones están dispuestos a cubrir estos costos, ya que se consideran accidentes. Al informar de manera honesta, demuestra su compromiso de ser responsable y solucionar cualquier inconveniente.
Deje reseñas
Si ha realizado la reserva a través de plataformas confiables como lo hablamos en la primera parte de "Cómo convertirse en el mejor organizador del mundo mundial de una escapada rural. Parte 1" el titular de la reserva tiene la responsabilidad de dejar una reseña que refleje lo que ha recibido en el alojamiento, si tiene dudas acerca de cómo calificar su estancia le sugerimos leer "Cómo se construye una reseña de 5 estrellas en Airbnb" en donde encontrará una clara explicación acerca de cómo calificar su alojamiento.
Este tipo de negocios dependen en gran medida de su reputación, la cual se construye a través de las reseñas. Por esta razón, al finalizar su estancia, es posible que se le solicite una. Aunque generalmente solo se solicita al titular de la reserva, las reseñas positivas de otros miembros del grupo son muy apreciadas. Anime a su grupo a dejar comentarios positivos que respalden la excelente reputación del alojamiento.
Recuerde que una reseña positiva puede destacar aspectos como la limpieza, la comodidad, la hospitalidad del anfitrión, las amenidades proporcionadas, la ubicación y cualquier otro detalle que haya sido especialmente agradable durante su estancia.
Programar e incentivar futuras escapadas
Esta es una forma emocionante de mantener el entusiasmo y la conexión del grupo, no solo brinda algo en lo que anticipar, sino que también fortalece los lazos y crea recuerdos duraderos.
Establezca una tradición anual
Designe una fecha o época del año en la que el grupo se reúna para explorar nuevos destinos o repetir lugares favoritos. Esta tradición anual ayudará a mantener el lazo entre los miembros del grupo y brindará algo emocionante que esperar cada año.
Mantenga una lista de deseos
Puede ser una fuente constante de inspiración para futuras escapadas. Anime a todos los miembros del grupo a contribuir con ideas y destinos que les gustaría explorar juntos. A medida que la lista crezca, podrán seleccionar opciones y planificar nuevas aventuras en base a los intereses y las preferencias de todos.
Organice reuniones periódicas de planificación
Es una forma divertida e interactiva de incentivar futuras aventuras. Reúnanse para discutir ideas, investigar destinos, compartir experiencias y establecer un calendario para las próximas escapadas. Estas reuniones no solo mantendrán el entusiasmo, sino que también permitirán que todos los miembros del grupo se involucren en el proceso de planificación.
Cree un fondo común para futuras escapadas
Todos los miembros del grupo pueden contribuir regularmente a este fondo, y a medida que crezca, podrán utilizarlo para cubrir los gastos de alojamiento, transporte u otras actividades durante las escapadas. Esto crea un sentido de compromiso y colaboración en el grupo, y les brinda la oportunidad de explorar nuevas opciones y destinos juntos.
Compartir recuerdos y fotos de las escapadas anteriores
Para mantener viva la emoción y el entusiasmo, es importante compartir los recuerdos y las fotos de las escapadas anteriores. Cree un álbum en línea o establezca un grupo en las redes sociales para compartir y revivir juntos las experiencias pasadas. Esto no solo traerá de vuelta los buenos recuerdos, sino que también recordará a todos los miembros del grupo la diversión y la camaradería que comparten, y les inspirará a planificar más aventuras juntos.
Conclusión
En esta segunda parte, hemos desglosado estrategias clave para convertirse en un organizador excepcional de escapadas rurales.
Recuerde que su liderazgo y ejemplo son fundamentales para mantener un ambiente armonioso y de confianza. Ahora es su turno de actuar.
¿Qué estrategia les pareció más útil para garantizar un comportamiento excepcional en su grupo durante una escapada rural? ¿Cuál cree que tendrá el mayor impacto en la experiencia de su grupo? ¡Comparta sus ideas y experiencias en los comentarios! Además, ¿qué otras estrategias ha implementado para mantener viva la emoción y planificar futuras escapadas con su grupo?
Recuerde, como organizador, su liderazgo y atención a los detalles marcarán la diferencia. Siga explorando y descubriendo nuevas formas de brindar experiencias memorables en sus escapadas rurales. ¡Que cada aventura sea única y llena de momentos inolvidables!
