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Dirigir una casa rural no es tarea fácil, sobre todo cuando acaba de empezar. Es normal que, al principio, quiera ofrecer todos los servicios posibles y adaptarse a todas las necesidades de sus huéspedes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no siempre es posible complacer a todo el mundo, ya lo dijo Woody Allen "No conozco la clave del éxito, pero sé que la clave del fracaso es tratar de complacer a todo el mundo".

Durante nuestro primer año como propietarios de una casa rural, aprendimos la importancia de encontrar un equilibrio entre lo que estamos dispuestos a ofrecer, lo que estamos dispuestos a aceptar y lo que teníamos que cobrar. En este post, compartiremos algunas de las lecciones más valiosas que aprendimos en este proceso y del cómo pueden ser útiles para otros propietarios de casas rurales que estén comenzando su aventura.

Desde el principio entendimos que identificar a nuestro público era clave para el éxito de nuestro proyecto. Nos enfocamos principalmente en familias que quisieran alejarse del ruido de la ciudad y disfrutar de la tranquilidad del campo, sin padecer un viaje agotador. Para asegurarnos de que todas nuestras decisiones se tomaran teniendo en cuenta sus necesidades, realizamos una investigación exhaustiva sobre lo que las familias buscan en una casa rural, como instalaciones para niños, espacios al aire libre para jugar, una cocina bien equipada, amenidades durante la estancia y un largo etcétera. Al ajustar nuestra oferta a sus necesidades, pudimos mejorar su experiencia y aumentar su satisfacción, lo que a su vez resultó en muy buenas reseñas y una mayor fidelización de nuestros huéspedes.

Sabíamos que queríamos reservar nuestra casa para huéspedes que apreciaran y cuidaran nuestra Finca. La casa fue remodelada inicialmente para nuestro grupo cercano de amigos, por lo que cada aspecto y detalle fue cuidadosamente elegido y hecho "a capricho". Pusimos nuestro corazón en cada elemento de la finca, desde los muebles hasta los cuadros y los árboles y setos que plantamos. Por esta razón, queríamos que nuestros huéspedes apreciaran y disfrutaran el espacio único y encantador que habíamos creado.

Después de reflexionarlo, decidimos que no aceptaríamos grupos de más de 10 personas , no permitiríamos despedidas de soltero o fiestas similares, ofreceríamos un servicio a cliente de clase mundial e indudablemente aceptaríamos mascotas, ya que somos los orgullosos propietarios de tres labradores y no imaginábamos nuestra vida sin su compañía. La lógica para nosotros era sencilla, ¿si no puedes llevar a tu perro a una finca aislada en medio del campo, a donde lo puedes llevar? Teniendo claras estas premisas dimos el siguiente paso.

Nuestro primer paso fue crear una marca sólida que nos permitiera destacar en nuestro mercado y diferenciarnos de la competencia. Sabíamos que nuestra marca debía ser reconocible y memorable para que los huéspedes pudieran recordar fácilmente nuestro nombre y asociarlo con nuestro servicio. Es por eso que en "La Encina Guapa" utilizamos dos palabras que evocan conceptos positivos: "encina", que simboliza la naturaleza y la fortaleza, y "guapa", que representa la belleza y la elegancia sin olvidar que la encina es el árbol nacional de España. Para hacer nuestro nombre aún más distintivo y fácil de recordar, agregamos un artículo "La". De esta forma, obtuvimos un nombre único que los huéspedes recordarían con facilidad y que destacaría frente a la oferta de alojamientos rurales.

La construcción de nuestra marca fue un proceso gradual en el que trabajamos en diferentes aspectos, como la identidad visual, la presencia en línea , su registro y por supuesto la experiencia del cliente. Creamos una identidad visual sólida que incluía un logo con una imagen de una encina, que reforzaba la asociación de nuestra marca con la naturaleza y la fortaleza. Además, creamos una página web de calidad y perfiles en redes sociales, que transmitían nuestros valores y talante. Por último, nos enfocamos en la experiencia del cliente, asegurándonos de que cada huésped que visitara "La Encina Guapa" tuviera una experiencia que no existiese en el mercado.

Después de crear nuestra marca, nos dimos cuenta de que el servicio al cliente sería crucial para destacar y marcar la diferencia entre un servicio promedio y uno de clase mundial. Nos propusimos ofrecer un servicio al cliente excepcional, que hiciera que nuestros huéspedes se sintieran cuidados y valorados, creemos que el amor es eficiencia , además ¿quien no prefiere ser tratado de la forma más amable posible?.

Nos propusimos hacer el viaje que harían nuestros huéspedes (Customer Journey Mapping), desde reservar con nosotros hasta que nos despedimos de ellos y nos aseguraríamos de que no tuvieran obstáculos en el camino y durante todo el viaje se sintieran acompañados, incluso cuando algún huésped olvidara algunas de sus pertenencias en nuestra casa rural nos haríamos cargo de todo el proceso; solicitar una empresa de recogida, dar seguimiento al envío, asegurarnos de que fuera entregado en las manos de nuestros huéspedes y ¡pagaríamos por todo ello! bajo la premisa de que "no le cobres a un cliente lo que no le cobrarías a un amigo".

Además nos comprometimos a seguir estando presentes en la vida de nuestros huéspedes después de que terminara su estancia, pero siempre respetando su privacidad. Por ejemplo, enviándoles un mensaje en sus redes sociales, compartiendo alguna actualización basada en sus sugerencias ¿a que sí Igor?, o desearles una muy Feliz Navidad ¡hola Charo!, o mensajes alentadores para sus próximas oposiciones ¡mucho ánimo Miriam!.

En "La Encina Guapa", nuestro objetivo principal es que nuestros huéspedes se sientan cómodos y como en casa durante su estancia. Por esta razón nos esforzamos constantemente en mantener un alto estándar de limpieza en nuestras instalaciones.

Nos aseguramos de que cada rincón de nuestra casa rural esté perfectamente limpio y cuidado para garantizar el confort y la seguridad de nuestros huéspedes. Prestamos atención a los detalles y hacemos todo lo que está en nuestras manos para mantener la casa en óptimas condiciones, incluyendo el uso de productos de limpieza de calidad y la implementación de procesos de limpieza rigurosos y efectivos.

Por otro lado nos aseguramos de ofrecer todo tipo de amenidades gratuitas para “apapachar” a nuestros huéspedes y superar sus expectativas. Creemos que esto hace que el precio de nuestra casa rural sea justo y que nuestros huéspedes obtengan el mayor valor por su dinero. Siempre hemos creído que recuerdas el chuletón, no lo que pagaste por el.

Entre las amenidades que ofrecemos se encuentran una cocina de grado comercial y muchos accesorios como una máquina para hacer pasta, dujas para hacer repostería, robots de cocina, tablas extra grandes, moldes para hornear, y mucho más. También tenemos una amplia variedad de opciones de entretenimiento, como una mesa de ping pong, porterías de fútbol, redes para vóleyball, inflables para la piscina, pistolas de agua y laser tag, barbacoas de gas y leña, incluso un paellero con todos los accesorios disponibles, hogueras de campamento, consola de juego PS4, cunas, tronas, bañeras para bebés, barreras de seguridad, karaoke, platos para perros ¡e incluso una casa de árbol recientemente construida! Creemos que esto cubre todas las necesidades de nuestros huéspedes y les brinda una experiencia única e inolvidable. Equipamos la casa pensando en lo que a nosotros personalmente nos gustaría recibir, ni más ni menos.

Además, nos encanta dar sorpresas a nuestros huéspedes cada vez que los recibimos. Les ofrecemos una botella de vino local de nuestro vecino Jose, mermeladas artesanas de La Adrada, huevos frescos de nuestras gallinas y hasta una limonada mexicana que nos encanta. Cuidamos cada detalle y nos aseguramos de que nuestros huéspedes se sientan especiales y valorados durante toda su estancia por lo tanto cuidamos todos los detalles.

Sabíamos que teníamos muchas ventajas al estar situados en una finca aislada: la privacidad, la naturaleza, el silencio y mucho más. Sin embargo, también sabíamos que estar alejados tenía sus desventajas. Por eso, quisimos ser transparentes desde el principio con nuestros huéspedes explicándoles con toda claridad que no estábamos conectados a la red eléctrica.

Es por esto que hicimos una inversión mayor al comprar placas solares que soportaran la carga del consumo de la casa, ¡y hasta duplicamos la cantidad para asegurarnos de que no nos quedáramos sin energía! Además, decidimos comprar un aerogenerador como respaldo, les encantaría haber visto la cara de Roberto cuando le pedimos que además de las placas nos tendría que instalar un aerogenerador ¡fli-pa-ba!.

Dejamos claro a nuestros huéspedes que fueran conscientes del uso de energía eléctrica al hospedarse en nuestra Casa Rural. Y la verdad es que estamos sorprendidos de lo cuidadosos que realmente han sido. Les explicamos que durante días soleados no hay mayor problema y, de hecho, la mayoría de ellos ni siquiera notan que no estamos conectados a la red eléctrica. Solo en días nublados o con pocas horas de sol, es cuando deben ser más cuidadosos con el tema del consumo.

A pesar de esto, compramos un generador de respaldo para que en caso de emergencia pudiéramos garantizar el suministro de energía sin interrupciones.

Uno de los temas que nos preocupaban al iniciar nuestro proyecto de Casa Rural eran las fiestas. Teníamos claro que bajo ninguna circunstancia aceptaríamos fiestas tipo despedidas de solteros. Muchas personas que sabían de nuestro proyecto nos aconsejaron que dejáramos esto claro desde el principio. Y las historias que nos contaron... ¡de terror! Decidimos hacer nuestra propia investigación y nos dimos cuenta de que, desafortunadamente, muchas de esas historias eran ciertas.

Aunque la experiencia nos tocó, no nos rendimos (pero eso lo dejamos para otro post). Al contrario, nos sirvió para aprender y entender la importancia de dejar las expectativas claras desde el principio. Por eso, les aconsejamos a todos aquellos que están iniciando su proyecto de Casa Rural que lo hagan también. Es importante que tanto los propietarios como los huéspedes sepan lo que pueden esperar de la casa, la finca e incluso de nosotros, sus anfitriones.

En nuestra experiencia, hemos aprendido que ser claros y directos desde el principio es la mejor forma de evitar malentendidos y situaciones desagradables. Por eso, les animamos a que hablen con sus huéspedes y les expliquen qué es lo que esperan de ellos, y qué es lo que ellos pueden esperar de su Casa Rural. Esto les ayudará a establecer una relación de confianza y respeto mutuo, y garantizar que todos puedan disfrutar de su estancia al máximo.

Determinar el precio de una casa rural no es tarea fácil. Se necesitan varias consideraciones y una comprensión profunda del mercado para dar con el precio justo para los futuros huéspedes. En nuestro caso, nos llevó un año descubrir la fórmula perfecta para lograrlo.

La clave para nosotros fue entender que el precio justo era el mejor precio. Pero, ¿cómo lograr determinarlo de manera justa y precisa? Para esto, acudimos a un software de precios dinámicos que nos ayuda a establecer el precio más justo en función de factores como la demanda del mercado, la época del año, los eventos locales, entre otros.

Este software nos ayuda a ajustar nuestros precios diariamente, de manera que siempre ofrecemos el mejor precio posible para nuestros huéspedes. Por supuesto, esto significa que el precio puede variar según el momento en que se realice la reserva y la disponibilidad de la casa rural. Pero gracias a esta herramienta, nuestros huéspedes pueden estar seguros de que están obteniendo el mejor precio posible en ese momento en partícular.

Sin embargo, en este proceso, aprendimos una lección muy valiosa. No siempre debemos ceder ante las solicitudes de descuentos de nuestros huéspedes. Muchas veces, estas solicitudes provienen de personas que no necesariamente aprecian el valor de una casa rural y solo buscan un lugar para hacer una fiesta. No se han tomado el tiempo de investigar o apreciar la belleza de nuestro alojamiento y no la cuidarán como deberían.

Entonces, nuestra sugerencia es que no pierda la paciencia ni se rinda ante estas solicitudes. Si su precio es justo, los huéspedes que realmente aprecian el entorno y la belleza de una casa rural lo entenderán y estarán dispuestos a pagarlo. Y al final del día, si lo hace bien, no solo estará deleitando a sus huéspedes, sino también generando beneficios para su negocio.

Construir nuestra presencia en redes sociales fue una de las cosas más importantes que hicimos para agregar valor a nuestra marca. Para nosotros, lo más importante era publicar contenido que realmente nos gustara compartir con otros, que quisiéramos tener en nuestros propios muros de Facebook o redes sociales personales. Así, cada vez que creamos contenido para publicarlo, nos aseguramos de que reflejara nuestra pasión y amor por lo que hacemos.

Por esta razón no compramos seguidores ni contratamos a nadie para manejar nuestras redes, queríamos establecer el estilo y tono de nuestra marca nosotros mismos asegurándonos de que nuestra presencia en línea fuera auténtica y reflejara lo que realmente somos. Así, en lugar de caer en la tentación de publicar solo promociones o anunciar descuentos, optamos por presentarnos de una manera genuina y sin tratar de vender nada.

Esta estrategia nos permitió construir una comunidad que realmente aprecia nuestro contenido. Seamos honestos ¿quien quiere tener su muro lleno de promociones de 2x1?. Nuestros seguidores nos conocieron de forma auténtica y pudieron identificarse con lo que representamos como marca. Además, esta estrategia nos permitió diferenciarnos de otras empresas o marcas que solo se enfocan en promocionar sus productos o servicios. Nuestra recomendación es que si no tienes nada interesante que publicar, simplemente no publiques lo que tu no quisieras tener en tu muro.

Cuando comenzamos nuestra Casa Rural, éramos un grupo muy reducido (que se redujo aún más), lo que significaba que teníamos que buscar formas inteligentes de hacer nuestro trabajo y aprovechar nuestro tiempo al máximo. Por eso, decidimos automatizar y sistematizar todo lo que pudimos para poder ser más eficientes y autosuficientes. Aprendimos a manejar distintas herramientas que nos permitieran automatizar sin depender de otras personas.

Por ejemplo, diseñamos y construimos nuestro propio sitio web. Aprendimos a utilizar herramientas de arrastrar y soltar para diseñarla de tal forma que si necesitábamos hacer algún cambio, no teníamos que pedírselo a nadie más, sino que podíamos hacerlo en el acto. Esto nos hizo más ágiles para poder agregar fotografías, corregir textos y hasta conectar un chat para brindar ayuda a nuestros clientes.

Otro software que utilizamos es el de gestión de reservas , con el simplificamos este proceso en particular, permitiendo que nuestros huéspedes reserven en línea a cualquier hora del día o de la noche, manteniendo todos nuestros calendarios actualizados en tiempo real. Además, el software puede enviar recordatorios y confirmaciones automáticas de reservas, lo que ayuda a que nuestros huéspedes se sientan más tranquilos sabiendo que su reserva está confirmada. De esta forma, cuando estamos disponibles, nos ponemos en contacto con ellos para brindarles cualquier asistencia que puedan necesitar de nuestra parte.

Todo esto lo logramos gracias a dedicar tiempo a aprender. Hoy en día, hay mucha información gratuita y de calidad en internet, especialmente en plataformas como YouTube (¡que haríamos sin él!), que nos han ayudado a estirar nuestras habilidades y conocimientos. Aprender a manejar estas herramientas nos ha hecho ser más eficientes y ahorrar tiempo valioso, lo que nos ha permitido enfocarnos en brindar una experiencia única y especial a nuestros huéspedes.

Después de un año de aprendizaje como Casa Rural, hemos llegado a la conclusión de que no podemos ser todo para todos. En cambio, debemos enfocarnos en ser lo mejor para aquellos que buscan lo que ofrecemos. Es crucial tener en cuenta los deseos y necesidades de nuestros huéspedes, y adaptarnos a ellos en la medida de lo posible.

Creemos firmemente que si pensamos en nuestros huéspedes como seres humanos y nos ponemos en sus zapatos, todo se aclara. “Haz lo que merezca recompensa, pero no pretendas obtenerla”.

Detrás de cada reserva, hay una persona que busca una experiencia única. Al ponernos en sus zapatos, podemos entender lo que realmente importa: sentirse cómodo y bienvenido, tener acceso a todo lo que necesiten y recibir una atención personalizada, eficiente y discreta, tus huéspedes, en principio no quieren ser tus amigos, ¡ya vienen con ellos! trátalos con esa consideración y esfuérzate por servirles en todo lo largo y ancho del rango.

¿Ha valido la pena? Ver a un par de niñas de unos 10 o 12 años (huéspedes) haciendo pasta para sus padres y el resto del grupo, en una estufa profesional, mientras usan el delantal de la Encina Guapa y la máquina de pasta, responde la pregunta.